MGA HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG AT ANG KATITIKAN NITO

PULONG

• Pagtitipon ng dalawa o higit pang indibidwal ng mga organisasyon o grupong kinabibilangan.
• Ipinapatawag au-roids.com ang ganitong pagtitipon kung may sapat na dami ng mga paksa o isyung dapat pag-usapan

HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG (Walsh, 1995)

1. Pagbubukas ng pulong (opening the meeting)
2. Paumanhin (apologies)
3. Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (adoption of the previous minutes)
4. Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (business arising from previous minutes)
5. Pagtalakay sa mga liham (correspondence)
6. Pagtalakay sa mga ulat (reports)
7. Pagtalakay sa agenda (general business)
8. Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (other business)
9. Pagtatapos ng pulong (closing the meeting o adjournment)

KATITIKAN NG PULONG

• Opisyal na record ng pulong ng isang organisasyon, korporasyon, o asosasyon.
• Tala ng mga napagdesisyonan at mga pahayag sa isang pulong
• Bagama’t hindi ito verbatim na pagtatala sa mga nangyari I nasabi sa pulong, ang mga tinatalang aytem ay may sapat na deskripsyon upang madaling matukoy ang pinagmulan nito at mga naging konsiderasyong kaakibat ng tala (Sylvester, 2015 & CGA, 2012)
• Kung hindi gagawa nito, makikitang hindi pare-pareho ang rekoleksyon ng mga kalahok sa mga naganap. Maaari ding magkakaiba-iba na sila ng ideya sa mga napagkasunduan.

Ilang mga bagay na hindi na kailangan pang isama sa katitikan ng pulong ang mga sumusunod:

1. Ang mosyon na nailatag ngunit hindi sinusugan
2. Ang mosyon para sa pagbabago na sinusugan, ngunit hindi sinang-ayunan
3. Ang mosyon para sa pagbabago ngunit hindi pinayagan ng opisyal na tagapamahala
4. Ang bilang ng boto ng sumang-ayon at di sumang-ayon sa isang mosyon
5. Ang pamamaraan ng pagboto ng mga kalahok, maliban kung hihilingin ng isang kalahok na itala ang paraan ng kanyang pagboto

MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG KATITIKAN (Lyn Gaertner-Johnson, 2006)

1. Kalian ang pagpupulong?
2. Sino-sino ang mga dumalo?
3. Sino-sino ang mga hindi nakadalo? (isama ito kung kinakailangan)
4. Ano-ano ang mga paksang tinalakay?
5. Ano ang mga napagpasyahan?
6. Ano ang mga napagkasunduan?
7. Kanino nakatalaga ang mga tungkuling dapat matapos, at kalian ito dapat maisagawa?
8. Mayroon bang kasunod na kaugnay (follow-up) na pulong? Kung mayroon, kalian, saan, at bakit kailangan?

*Dapat isulat ang katitikan sa loob ng 48 oras upang maipabatid sa mga may nakatalagang tungkulin ang kanilang mga gagawin, at upang malaman ng mga di-nakadalo ang mga naganap

*Dapat gumamit ng mga positibong salita

*huwag nang isama ang ano mang impormasyong magdudulot ng kahihiyan sa sino mang kalahok (halimbawa: Nagsigawan sina Akia at Karlo dahil sa di-pagkakaunawaan sa isyu)

PORMAT NG KATITIKAN NG PULONG

*walang istandard na pormat para sa pagsulat ng katitikan ng pulong subalit mahalagang isama ang mga sumusunod na detalye: PETSA, ORAS, AT LOKASYON NG PULONG; AYTEM SA AGENDA; DESISYON; MGA NAPAGKASUNDUAN; PANGALAN NG MGA TAONG NAGTAAS NG MOSYON AT ANG SUMUSOG; PANGALAN NG OPISYAL NA TAGAPAMAHALA O CHAIRPERSON; AT ANG PANGALAN NG KALIHIM