PULONG
- Pagtitipon ng dalawa o higit pang indibidwal ng mga organisasyon o grupong kinabibilangan.
- Ipinapatawag au-roids.com ang ganitong pagtitipon kung may sapat na dami ng mga paksa o isyung dapat pag-usapan
HAKBANG SA PAGSASAGAWA NG PULONG (Walsh, 1995)
- Pagbubukas ng pulong (opening the meeting)
- Paumanhin (apologies)
- Adapsyon sa katitikan ng nakaraang pulong (adoption of the previous minutes)
- Paglilinaw mula sa katitikan ng nakaraang pulong (business arising from previous minutes)
- Pagtalakay sa mga liham (correspondence)
- Pagtalakay sa mga ulat (reports)
- Pagtalakay sa agenda (general business)
- Pagtalakay sa paksang di-nakasulat sa agenda (other business)
- Pagtatapos ng pulong (closing the meeting o adjournment)
KATITIKAN NG PULONG
- Opisyal na record ng pulong ng isang organisasyon, korporasyon, o asosasyon.
- Tala ng mga napagdesisyonan at mga pahayag sa isang pulong
- Bagama’t hindi ito verbatim na pagtatala sa mga nangyari I nasabi sa pulong, ang mga tinatalang aytem ay may sapat na deskripsyon upang madaling matukoy ang pinagmulan nito at mga naging konsiderasyong kaakibat ng tala (Sylvester, 2015 & CGA, 2012)
- Kung hindi gagawa nito, makikitang hindi pare-pareho ang rekoleksyon ng mga kalahok sa mga naganap. Maaari ding magkakaiba-iba na sila ng ideya sa mga napagkasunduan.
Ilang mga bagay na hindi na kailangan pang isama sa katitikan ng pulong ang mga sumusunod:
- Ang mosyon na nailatag ngunit hindi sinusugan
- Ang mosyon para sa pagbabago na sinusugan, ngunit hindi sinang-ayunan
- Ang mosyon para sa pagbabago ngunit hindi pinayagan ng opisyal na tagapamahala
- Ang bilang ng boto ng sumang-ayon at di sumang-ayon sa isang mosyon
- Ang pamamaraan ng pagboto ng mga kalahok, maliban kung hihilingin ng isang kalahok na itala ang paraan ng kanyang pagboto
MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG KATITIKAN (Lyn Gaertner-Johnson, 2006)
- Kalian ang pagpupulong?
- Sino-sino ang mga dumalo?
- Sino-sino ang mga hindi nakadalo? (isama ito kung kinakailangan)
- Ano-ano ang mga paksang tinalakay?
- Ano ang mga napagpasyahan?
- Ano ang mga napagkasunduan?
- Kanino nakatalaga ang mga tungkuling dapat matapos, at kalian ito dapat maisagawa?
- Mayroon bang kasunod na kaugnay (follow-up) na pulong? Kung mayroon, kalian, saan, at bakit kailangan?
*Dapat isulat ang katitikan sa loob ng 48 oras upang maipabatid sa mga may nakatalagang tungkulin ang kanilang mga gagawin, at upang malaman ng mga di-nakadalo ang mga naganap
*Dapat gumamit ng mga positibong salita
*huwag nang isama ang ano mang impormasyong magdudulot ng kahihiyan sa sino mang kalahok (halimbawa: Nagsigawan sina Akia at Karlo dahil sa di-pagkakaunawaan sa isyu)
PORMAT NG KATITIKAN NG PULONG
*walang istandard na pormat para sa pagsulat ng katitikan ng pulong subalit mahalagang isama ang mga sumusunod na detalye: PETSA, ORAS, AT LOKASYON NG PULONG; AYTEM SA AGENDA; DESISYON; MGA NAPAGKASUNDUAN; PANGALAN NG MGA TAONG NAGTAAS NG MOSYON AT ANG SUMUSOG; PANGALAN NG OPISYAL NA TAGAPAMAHALA O CHAIRPERSON; AT ANG PANGALAN NG KALIHIM
ASIA PACIFIC PROFESSIONAL DEVELOPMENT & INNOVATIVE GLOBAL SOLUTIONS, INC.
Pulong ng mga Direktor Conference Hall, 3rd Floor, Arizana Tower |
||
Paksa | Katitikan | Gawa ng |
Aprubal ng agenda | ||
Aprubal ng katitikan ng nakaraang pulong | ||
Nakalinyang seminar | ||
Proposal na bagong seminar | ||
Petsa ng susunod na pulong | ||
Pagtatapos ng pulong | ||
Inihanda ni: Pinagtibay ni: _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ Kalihim Opisyal na Tagapamahala |